Viva Connections Kurulumu: Pano, Akış ve Intranet Giriş Noktası

Çalışanlar gün boyu Teams’te kalıyorsa, iyi tasarlanmış bir SharePoint intraneti bile kimsenin açmadığı bir adrese dönüşür. Haber yayımlanır, okunmaz; bağlantılar güncellenir, kimse fark etmez. Viva Connections intranetin haberlerini, en sık kullanılan araçları ve kişiye özel görevleri Teams içinde, masaüstünde ve mobilde tek bir giriş noktasında toplar. Aşağıda SharePoint ana sitesi (home site) ile Viva Connections’ın ilişkisini, kurulum adımlarını, pano tasarımında sahada en sık yapılan hataları ve kullanımın nasıl ölçüleceğini anlatıyoruz.

Viva Connections ve SharePoint home site ilişkisi

Viva Connections ayrı bir içerik deposu değildir. İçeriği SharePoint’ten, Viva Engage’den ve bağlı uygulamalardan okur. Üç bileşeni vardır:

• Pano (dashboard): Kartlardan oluşan, hedef kitleye göre kişiselleşen araç alanı. Onay bekleyen işler, vardiya, hızlı bağlantılar, bir Teams uygulamasını açan kartlar burada durur.
• Akış (feed): SharePoint haber gönderileri ve Viva Engage gönderilerinden, kullanıcının takip ettiği ve hedeflendiği içeriklerle oluşan haber akışı.
• Kaynaklar (resources): Global navigasyondan gelen bağlantılar; intranetin ana menüsünün Teams’teki karşılığı.

SharePoint home site, kiracıdaki intranetin giriş sayfası olarak işaretlenmiş bir iletişim sitesidir. Home site belirlendiğinde Viva Connections deneyimi bu siteyle ilişkilendirilir; pano bu sitede yönetilir, SharePoint uygulama çubuğundaki global navigasyon da buradan yapılandırılır. Microsoft, Viva Connections’ın home site olmadan yalnız pano ve akışla kullanılabildiği bir deneyim de sunar. Ancak intranetiniz varsa home site ile kurmak navigasyon ve marka tutarlılığı açısından daha bütünlüklü sonuç verir.

Home site, site topolojisinin tepesindedir. Departman sitelerinin hub’lar altında nasıl gruplandığını ve home site ile hub ilişkisini önce SharePoint hub site mimarisi rehberindeki yapıyla netleştirin. Viva Connections bu yapının üstüne eklenen erişim katmanıdır. Yapıyı düzeltmez.

Ön koşullar ve home site belirleme

Kuruluma başlamadan önce şu koşulları doğrulayın; lansman günü çıkan sorunların çoğu bu listede atlanan bir maddeden gelir:

• Home site olacak site bir iletişim sitesidir, yayımlanmış bir ana sayfası vardır ve hedef kitlenin tamamı (genellikle “Everyone except external users”) en az okuma iznine sahiptir.
• Kiracının abonelikleri Viva Connections’ın temel özelliklerini içerir. Temel deneyim çoğu Microsoft 365 ve Office 365 ticari aboneliğine dahildir; birden fazla deneyim gibi gelişmiş özellikler ek Viva lisansı gerektirebilir. Kapsamı Microsoft’un güncel Viva lisanslama dokümantasyonundan doğrulayın.
• Haber yayımlayan siteler belirlenmiş, kurumsal haberler için bir veya birkaç kuruluş haber sitesi (organizational news site) tanımlanmıştır.
• Pano kartlarında kullanılacak gruplar Entra ID’de hazırdır (Microsoft 365 grubu veya güvenlik grubu).

Home site SharePoint yönetim merkezinden veya SharePoint Online Management Shell ile belirlenir. PowerShell yöntemi tekrarlanabilir ve belgelenebilir olduğu için bizim tercihimizdir; değişiklik kaydına komutun kendisi girer.

# SharePoint Online Management Shell
Connect-SPOService -Url https://ornek-admin.sharepoint.com

# Home site olarak işaretle
Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://ornek.sharepoint.com/sites/intranet

# Doğrula
Get-SPOHomeSite

# Kurumsal haber sitesi tanımla
Set-SPOOrgNewsSite -OrgNewsSiteUrl https://ornek.sharepoint.com/sites/intranet

Home site belirlemenin kullanıcıya görünen etkileri vardır: sitenin haberleri kurumsal haber olarak öne çıkabilir ve arama kapsamı kiracı geneline genişler. Bu yüzden değişikliği, intranet ana sayfası içerik olarak hazır olduktan sonra yapın. Yarım ana sayfa herkese görünür.

Pano kartları ve hedef kitle

Pano, home site’ın ayarlar menüsündeki Viva Connections yönetimi bağlantısından veya Microsoft 365 yönetim merkezindeki Viva Connections ayarlarından düzenlenir; Microsoft bu yönetim yüzeyini dönem dönem değiştirdiği için menü konumunu güncel dokümantasyondan doğrulayın. Kartlar Adaptive Card Uzantıları (ACE) olarak çalışır. Bir kısmı Microsoft tarafından hazır gelir, kuruma özel kartlar SharePoint Framework (SPFx) ile geliştirilir.

Kart türü	Kullanım	Not
Web bağlantısı	Bir web sayfasını veya uygulamayı açmak	En basit kart; bakım gerektirmez
Teams uygulaması	Kurum içi bir Teams uygulamasını açmak	Uygulama kullanıcıya izinli olmalı
Onaylar, atanmış görevler	Kişinin bekleyen işlerini göstermek	Kişiye özel veri; hedef kitle gerekmez
Kart tasarımcısı	Kod yazmadan özel kart	Basit görünümler için
SPFx ile özel kart	İş sisteminden canlı veri	Geliştirme ve yaşam döngüsü yükü

Panonun asıl gücü hedef kitledir (audience targeting). Her kart bir veya birden fazla Entra ID grubuna hedeflenebilir: üretim personeli vardiya ve İSG kartlarını, satış ekibi CRM ve teklif onayı kartlarını görür. Hedef kitle tanımlanmamış kart herkese görünür. Varsayılan budur.

Pano tasarımında sahada en sık gördüğümüz hatalar:

• Her şeyi panoya koymak: Kart sayısı arttıkça kullanıcı aradığını bulamaz. Panoyu “her gün yapılan işler” ile sınırlayın; diğer bağlantılar global navigasyonda kalsın.
• Hedef kitleyi kişilere atamak: Grup yerine tek tek kullanıcı seçmek, ilk personel değişikliğinde panoyu bozar. Ayrılan kişi kartı görmeye devam eder, yeni gelen göremez.
• Önizlemeden yayımlamak: Pano düzenleyicisindeki önizleme farklı hedef kitlelerin ve mobil/masaüstü görünümün nasıl göründüğünü gösterir. Her hedef kitle için ayrı kontrol edin.
• Sahipsiz özel kartlar: SPFx kartları uygulama kataloğunda bir paket olarak yaşar; kimin güncelleyeceği ve hangi API izinlerini kullandığı kayıt altına alınmalıdır. Geliştirici ayrıldığında kart bozulursa düzeltecek kimse yoktur.

Pano kartları raporlama içeriğine de kapı açar; yönetim raporlarını intranete taşırken Power BI raporlarını intranete gömme rehberindeki yetki ve RLS kontrollerini uygulayın. Kart, raporun yetkisini değiştirmez.

Teams uygulaması olarak yayınlama

Viva Connections, Microsoft Teams’te Microsoft tarafından yayımlanmış bir uygulama olarak gelir. Yönetici, Teams yönetim merkezinde Teams uygulamaları > Uygulamaları yönet altında Viva Connections uygulamasını bulur ve şu sırayla ilerler:

1. Uygulamanın kuruluşta kullanılabilir olduğunu (engellenmediğini) doğrular.
2. Uygulamayı özelleştirir: kısa ad (örneğin şirketin intranet adı), simgeler ve renk. Kullanıcı Teams’te “Viva Connections” yerine tanıdığı intranet adını görür; benimseme için küçük ama etkili bir adımdır.
3. Uygulama kurulum ilkeleri ile uygulamayı hedef kullanıcıların uygulama çubuğuna sabitler ve önceden yükler. Pilot aşamasında bunu yalnız pilot gruba atanmış ayrı bir ilkeyle yapın.

Ekibe özel iş uygulamalarını da Teams’te sunmayı planlıyorsanız yüzey seçimi ve dağıtım ilkeleri için Teams’e iş uygulaması eklemek rehberine bakın; panodaki Teams uygulaması kartı bu uygulamalara doğrudan geçiş sağlar.

Mobil deneyim ve navigasyon

Viva Connections asıl karşılığını mobilde verir. Teams mobil uygulamasında açıldığında pano, akış ve kaynaklar ayrı sekmeler olarak görünür. Masa başında çalışmayan personel için (üretim, saha, mağaza) bu, intranete erişimin fiilen tek yoludur. Bu kitle bilgisayar açmaz.

Mobil deneyimi iyileştirmek için:

• Kart sırasını mobil için ayrıca değerlendirin; ilk iki satıra en sık kullanılan kartları koyun.
• Global navigasyon üç seviyeye kadar destekler, ama mobilde her seviye ek bir dokunuş demektir. Sık kullanılan hedefleri ilk iki seviyede tutun.
• Kartların açtığı sayfaları ve uygulamaları mobilde tek tek test edin. Mobil uyumlu olmayan bir iç web uygulamasına bağlanan kart, tüm panonun güvenini zedeler.
• Haber gönderilerinde başlığın ve ilk görselin mobil akışta nasıl kırpıldığını kontrol edin.

Kaynaklar bölümü, SharePoint uygulama çubuğundaki global navigasyonla aynı menüyü gösterir. Teams için ayrı bir bağlantı listesi tutmayın; iki liste bir süre sonra birbirinden kopar. Menüyü home site’taki global navigasyon ayarında tek yerden yönetin. Global, hub ve site navigasyonunun rol ayrımı hub mimarisi rehberinde anlatılmıştır.

Benimsetme ve ölçüm

Viva Connections kurulduğu gün değil, insanlar her sabah açtığında işe yarar. Benimsetmeyi teknik kurulumun parçası olarak planlayın:

1. Pilot: Farklı rollerden (ofis, saha, yönetici) küçük bir grupla iki-dört hafta. Hangi kartların açıldığını, hangi bağlantıların arandığını gözlemleyin.
2. İçerik sahipliği: Her kart ve her navigasyon bağlantısı için bir sahip belirleyin. Sahipsiz bağlantı kısa sürede kırık bağlantıya döner.
3. Lansman: Sabitleme ilkesini kademeli genişletin; ilk haftalarda kısa kullanım rehberini akışta haber olarak yayımlayın.
4. Ölçüm: SharePoint site kullanım raporları ve sayfa analizleri home site ziyaretini, Viva Connections kullanım analizi pano ve kart etkileşimini gösterir. Hiç tıklanmayan kartları üç ayda bir panodan kaldırın.

Kurulumdan önce intranetin genel planlama maddelerini (sahiplik, içerik yaşam döngüsü, arama) gözden geçirmek için SharePoint intranet kontrol listesi iyi bir başlangıçtır. Intranet tasarımı ve Viva Connections ile Teams’e taşınması için SharePoint intranet ve personel portalı hizmetimizi inceleyebilirsiniz. Ürünün güncel özellik ve lisans kapsamı için Microsoft Viva Connections dokümantasyonu esas alınmalıdır.

Sık sorulan sorular

Viva Connections için ayrı lisans gerekir mi?

Temel Viva Connections deneyimi çoğu Microsoft 365 ve Office 365 ticari aboneliğine dahildir. Birden fazla deneyim gibi gelişmiş özellikler ek Viva lisansı gerektirebilir. Lisans kapsamı değişebildiği için kiracınızdaki abonelikleri ve Microsoft’un güncel lisanslama dokümanını kontrol edin.

Home site olmadan Viva Connections kullanılabilir mi?

Microsoft, home site olmadan yalnız pano ve akışla çalışan bir deneyim sunar. Ancak mevcut bir SharePoint intranetiniz varsa home site ile kurmak, global navigasyonun ve marka öğelerinin Teams ile SharePoint arasında tutarlı kalmasını sağlar.

Pano kartlarını departmanlara göre farklı gösterebilir miyim?

Evet. Her kart Entra ID’deki Microsoft 365 veya güvenlik gruplarına hedeflenebilir. Hedef kitle tanımlanmamış kart herkese görünür. Kişileri tek tek seçmek yerine grupları kullanın; personel değişikliğinde bakım yükü düşer.

Viva Connections intranetin site yapısındaki sorunları çözer mi?

Hayır. Viva Connections mevcut SharePoint içeriğine Teams üzerinden erişim katmanı ekler. Site yapısı dağınık, navigasyon tutarsız veya içerik sahipsizse bu sorunlar Viva Connections’ta da görünür. Önce hub ve navigasyon yapısını düzeltin.