SharePoint Intranet Tasarımı için Kontrol Listesi

SharePoint intranet projeleri çoğunlukla güzel bir ana sayfa tasarımıyla başlar ve birkaç ay sonra güncellenmeyen, kimsenin açmadığı sayfalara dönüşür. Sorun teknoloji değil, planlamadır. Bu kontrol listesi bir intranetin bilgi mimarisinden yönetişimine kadar yayından önce cevaplanması gereken soruları toplar.

1. Amaç ve kullanıcı görevleri

• Intranetin üç ana amacı yazılı mı (ör. resmi iletişim, politika ve form erişimi, iç hizmetlere giriş)?
• Çalışanların en sık yaptığı 15–20 iş listelendi mi (izin talebi, masraf formu, kimi arayacağını bulma, politika okuma)?
• Saha, ofis ve yönetim kullanıcılarının farklı ihtiyaçları belirlendi mi?
• Başarı nasıl ölçülecek (aktif kullanıcı, duyuru okunma oranı, form kullanımı, arama başarısı)?

2. Bilgi mimarisi

• Hub site yapısı kararlaştırıldı mı? Ana intranet hub’ı, departman/lokasyon siteleri ve ilişkilendirmeler.
• Navigasyon organizasyon şemasına değil, görevlere göre mi tasarlandı? Kart sıralama (card sorting) ile çalışan diliyle test edildi mi?
• İletişim siteleri (yayın) ile ekip siteleri (iş birliği) ayrıldı mı?
• Sayfa ve haber şablonları, içerik türleri ve meta veriler tanımlandı mı?

3. İçerik ve sahiplik

• Her site ve sayfanın bir içerik sahibi var mı?
• Taşınacak içerik envanteri çıkarıldı mı; eski ve tekrar eden içerikler ayıklandı mı?
• Yayın ve gözden geçirme takvimi belirlendi mi?
• Politika ve prosedürler kontrollü bir doküman kütüphanesinden mi yayımlanacak?

4. Yetki modeli

• Okuma yetkisi geniş, düzenleme yetkisi dar mı?
• Yetkiler kişi yerine Entra ID veya Microsoft 365 gruplarıyla mı veriliyor?
• Kırık devralma (unique permissions) kullanımı en aza indirildi mi?
• Dış paylaşım politikası site türüne göre belirlendi mi?
• Hedef kitle (audience targeting) ile içeriğin ilgili gruplara gösterilmesi planlandı mı?

5. Arama

• Microsoft Search için önerilen sonuçlar (bookmarks) ve kısaltmalar tanımlandı mı?
• Gereksiz veya eski içerik arama sonuçlarını kirletmemesi için temizlendi mi?
• Kişi kartları ve organizasyon bilgileri Entra ID’de doğru mu (unvan, departman, yönetici)?

6. Teams ve mobil

• Viva Connections ile intranet Teams içinde sunulacak mı?
• Önemli duyurular Teams kanallarına da paylaşılacak mı?
• Sayfa düzenleri mobil cihazlarda test edildi mi; saha çalışanlarının hesabı ve lisansı var mı?

7. Süreçler ve formlar

• Hangi formlar Microsoft Forms, hangileri Lists veya Power Apps ile kurulacak?
• Onay gerektiren formlar Power Automate onay akışlarına bağlandı mı?
• BT talepleri için intranetten helpdesk portalına giriş noktası var mı?

8. Lansman ve benimseme

• İçerik editörleri eğitildi mi; yayın kuralları yazılı mı?
• Lansman iletişimi ve yönetim desteği planlandı mı?
• İlk 30 gün kullanım istatistikleri ve geri bildirim toplanacak mı?
• Kırık bağlantı, eski içerik ve sahipsiz sayfa kontrolleri takvime alındı mı?

Sık yapılan hatalar

Tüm ağ sürücüsünü intranete taşımak, menüyü organizasyon şemasıyla aynı yapmak, her departmana tam düzenleme yetkisi vermek ve lansmandan sonra içerik sahipliğini tanımlamamak en yaygın hatalardır. Bu hatalar arama kalitesini düşürür, yetki karmaşası yaratır ve kullanıcıların intraneti terk etmesine yol açar.

Sık sorulan sorular

Kaç hub site gerekir?

Çoğu orta ölçekli kuruluşta tek bir ana hub (intranet) ve gerekiyorsa departman veya lokasyon grupları için birkaç hub yeterlidir. Hub’lar organizasyon şemasını değil, kullanıcıların bilgiyi nasıl aradığını yansıtmalıdır.

Intranet ana sayfası olarak ne kullanılmalı?

Kiracının ana sitesi (root site) bir iletişim sitesi olarak düzenlenip ana hub yapılabilir; Viva Connections ile Teams içinden de aynı giriş noktasına erişilir.

Eski klasik SharePoint sayfalarımız ne olacak?

Modern deneyime dönüştürülebilir veya içerik yeni sitelere taşınabilir. Değerli içerik ayrılıp eskiler arşivlenmelidir.

Kontrol listesini kuruluşunuza uygulamak ve intraneti birlikte kurmak için SharePoint intranet ve personel portalı hizmetimizi inceleyebilirsiniz.