Aranan siteler: Eretek · Sistem Destek · Network · Siber Güvenlik · Uyum ve Denetim · Kurumsal Web · Video Gözetim · Endüstriyel Ağlar / IT-OT
Politika, prosedür, talimat, form ve kurumsal kayıtlar için SharePoint Online’da hazırlık–gözden geçirme–onay–yayın–arşiv yaşam döngüsünü kuruyoruz: ana ve ara sürümler, içerik onayı, okundu onayı, meta veriler, duyarlılık ve saklama etiketleriyle denetlenebilir bir doküman sistemi.
Doküman yönetimi; belgelerin kim tarafından hazırlanıp onaylandığını, hangi sürümün yürürlükte olduğunu, kimlerin okuması gerektiğini ve ne kadar süre saklanacağını kontrol eden süreç ve yapılandırmadır. SharePoint’te bu yapı belge kütüphaneleri, içerik türleri, meta veri sütunları, sürüm ayarları ve Power Automate onaylarıyla kurulur; Microsoft Purview etiketleri gizlilik ve saklama kurallarını belgeye taşır.
Masaüstünde, e-postada ve ortak klasörde aynı prosedürün farklı sürümleri var; sahada yanlış talimat uygulanıyor.
Belgenin kim tarafından ne zaman onaylandığı yalnızca dosya adında yazıyor; denetimde gösterilecek kayıt yok.
Saklanması gereken kayıtlar siliniyor, silinmesi gerekenler yıllarca birikiyor.
Taslaklar ara sürüm (0.x) olarak yalnızca hazırlayan ve gözden geçirenlere görünür; onaydan sonra ana sürüm (1.0) yayınlanır ve okuyucular yalnızca bu sürümü görür. Eski ana sürümler sürüm geçmişinde kalır, yürürlükten kaldırılan belgeler arşiv kütüphanesine taşınır. Her geçiş onaylayan ve zaman bilgisiyle kaydedilir.
Belge türleri, numaralandırma, sahiplik, gizlilik seviyesi ve saklama süreleri tablosu.
Politika, prosedür, talimat, form ve kayıt için içerik türleri; zorunlu meta veriler ve görünümler.
Ana/ara sürüm, içerik onayı, iade-alma kuralları ve Power Automate ile çok adımlı onay.
Yeni veya revize belgelerin ilgili gruplara duyurulması, okundu onayının toplanması ve raporlanması.
Duyarlılık etiketleri, saklama etiketleri, dış paylaşım kısıtları ve DLP önerileri.
Geçerli belgelerin meta verileriyle taşınması, eski kopyaların arşivlenmesi ve tekilleştirme.
Zorunlu alan sayısı arttıkça kullanıcılar sistemi atlar. Bu nedenle meta verileri en aza indiriyor, mümkün olanları klasör/kütüphane varsayılanlarıyla otomatik dolduruyoruz. Onaylar Power Automate akışlarıyla, yayınlanan belgeler intranet belge merkezinde gösterilir. BGYS veya TISAX kanıtı için Eretek Uyum’un SharePoint kanıt yönetimi hizmetiyle birlikte çalışır.
Üst yönetim
Tüm çalışanlar + okundu onayı
Yürürlükten kalktıktan sonra tanımlı süre
Süreç sahibi + kalite
İlgili departmanlar
Revizyon geçmişiyle birlikte
Bölüm yöneticisi
Saha personeli
Geçerli + son sürüm
Süreç sahibi
Tüm kullanıcılar
Geçerli sürüm
Onay gerekmez
Yetkili roller
Mevzuat ve politikaya göre
Saklama süreleri örnektir; gerçek süreler mevzuat, sözleşme ve kurum politikalarına göre belirlenir.
Çalışmanın hızlı ve doğru ilerlemesi için başlangıçta aşağıdaki bilgi ve erişimlere ihtiyaç duyarız. Eksik olanları birlikte tamamlarız.
Proje bittiğinde sistemin sağlıklı kalması için aşağıdaki kontroller sahiplerine devredilir; istenirse bakım sözleşmesiyle Eretek tarafından yürütülür.
Yeni sürüm yayımlandığında hedef gruba görev veya Teams kartı gönderilir; kullanıcı belgeyi açıp onayladığında kayıt listeye yazılır, eksik okuyucular raporlanır.
Kurum içi onaylar için kimlik doğrulamalı onay kaydı çoğu denetimde kabul görür. Hukuki geçerlilik gerektiren belgelerde e-imza ve hukuk görüşü ayrıca değerlendirilmelidir.
Temel etiketleme birçok Microsoft 365 kurumsal planında vardır; otomatik etiketleme gibi özellikler üst planlar gerektirir. Kiracınıza göre doğrulanır.
Önce geçerli ve kayıt niteliğindeki belgeler ayrılır; meta veriler toplu olarak atanır, eski kopyalar arşivlenir. Her şeyi taşımak yerine temizleyerek taşımayı öneriyoruz.
Politika, prosedür ve kurumsal kayıtlar için kontrollü yaşam döngüsü.
Proje (kütüphane ve akış kurulumu) + isteğe bağlı yönetim desteği
Duyarlılık ve saklama etiketlerinin bazı özellikleri Microsoft 365 lisans planına bağlıdır; kiracınıza göre doğrulanır.
Belge türleri ve kurallar belirlenir.
Kütüphane, meta veri ve akış tasarımı.
Yapılandırma ve akışlar.
Geçerli belgeler taşınır, eskiler arşivlenir.
Belge sahipleri ve kullanıcılar eğitilir.
Duyuru, belge, departman ve şirket içi süreçleri tek güvenli girişte toplama.
Tekrarlı onay, bildirim ve görev takip işlerini otomatikleştirme.
Kurumsal içeriklerin planlanması, onaylanması ve güncel kalması için yönetilebilir yayın altyapısı.
SharePoint, Power Apps, Power Automate ve Teams ile izlenebilir BT destek talebi yönetimi.
Belge türlerinizi, onay süreçlerinizi ve saklama gereksinimlerinizi dinliyor; kütüphane yapısı ve yaşam döngüsü önerisi sunuyoruz.